Structure Organisationnelle

 

L’organigramme du Groupe AKAD INTERNATIONAL prévoit l’exercice d’un certain nombre de fonctions définies ou réparties comme suit entre les différentes composantes de l’entreprise.
L’architecture du Groupe se décline comme suit :

- Direction générale adjointe et Directions centrales (entités en staff) ;
- Services et Bureaux.

A la tête de chacune de ces divisions est désigné un cadre dirigeant de compétence établie (Directeur général adjoint, Directeurs, Chef de Service, Coordonnateur de Bureau) chargé d’organiser et de coordonner les activités de la division concernée.

 

I. LA PRESIDENCE DIRECTION GENERALE

Le Président Directeur général est l’instance suprême de décision du Groupe AKAD. Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour représenter et agir en toutes circonstances au nom du groupe. Les différentes missions du Président Directeur général sont entre autres, de définir la politique générale et la stratégie globale du Groupe.
Pour une meilleure gestion de son temps et une optimisation de l’action, le Président Directeur général utilise les services d’une assistante chargée du trading qui a reçu délégation de signature de chèques dans les limites bien précises.

Pour s’assurer en permanence de la régularité, de la justesse et de l’authenticité des opérations réalisées ou activités menées au sein du groupe, le Président Directeur général s’attache la Direction Audit Interne et Contrôle de Gestion, un organe jugé stratégiquement important.

II. LA DIRECTION AUDIT INTERNE ET CONTROLE DE GESTION

La Direction Audit interne et Contrôle de gestion est chargée de l’étude de la régularité et de la conformité de l’action par rapport aux règles et procédures et de l’appréciation de l’opportunité et des résultats de cette action, le tout en vue de l’amélioration des performances qualitatives et quantitatives du Groupe.

Elle appuie la Direction Commerciale et Marketing dans la réalisation des études et des projets de développement liés à l’exécution du programme d’expansion du Groupe.

La Direction Audit Interne et Contrôle de Gestion est subdivisée en deux (2) services : le Service Audit interne et le Service Veille et Contrôle de gestion.

II.1 Le Service Audit interne Mission essentielle
Evaluation en permanence du système de contrôle interne à travers l’examen minutieux des mécanismes de fonctionnement du Groupe, c’est-à-dire l’ensemble des procédures réelles comparées aux normes de fonctionnement.

 

Pour y parvenir, le Service Audit interne est chargé :

 

• d’étudier les mécanismes de fonctionnement du Groupe et de rédiger les procédures y afférentes, en collaboration avec les différents centres de responsabilité ;

• de transcrire ces normes dans un manuel de procédures diffusé auprès des utilisateurs et veiller à leur application rigoureuse après une période de formation appropriée ;

• d’identifier les forces et les faiblesses du système de contrôle interne et de formuler en conséquence les propositions d’amélioration dudit système.

 

II.2 Le Service Veille et Contrôle de gestion
Aider le Président directeur général, le Directeur Général Adjoint, tous les Directeurs, Chefs services et Coordonnateurs de bureaux, à maîtriser la gestion, en leur donnant les moyens de piloter leur structure en pleine visibilité.

Pour y parvenir, le Service Veille et Contrôle de gestion doit pouvoir :

 

• élaborer les programmes et budgets des différents directions, services et bureaux en collaboration étroite avec lesdites entités ;

• concevoir un système de contrôle adapté au domaine d’activités du Groupe qui permette d’établir les objectifs et des prévisions (aussi bien financières que techniques et commerciales) à tous les niveaux hiérarchiques, d’en contrôler périodiquement les réalisations et d’analyser les causes d’écart en vue de déclencher les action correctives adéquates ;

• concevoir des tableaux de bord à l’usage de toutes les entités et mis au point en concertation avec ces dernières 

• aider les entités utilisatrices à comprendre les tableaux de bord et leur utilité pour le contrôle de leur propre gestion ;

• donner son avis et formuler des recommandations sur les opérations réalisées par les organes du Groupe ;

• rédiger les rapports d’activités du Groupe ;

• mettre en place le mécanisme de surveillance de l’environnement afin du suggérer les améliorations et adaptation de la stratégie.

 

III. LA DIRECTION GENERALE ADJOINTE

Le Directeur général adjoint reçoit délégation du Président Directeur Général, pour réaliser l’intégration des ressources humaines, matérielles et financières selon l’orientation définie par ce dernier, en vue d’atteindre les objectifs du Groupe. La fonction assumée par le Directeur Général Adjoint consiste à prévoir les buts et les moyens, à organiser l’ensemble des ressources visées supra, à coordonner et contrôler les activités de chacun par les résultats recherchés.

Le Directeur général adjoint utilise les services d’un secrétariat. Il lui est rattaché le Service informatique qui preste son service à l’ensemble du groupe.

 

III.1 Le Service informatique

Le Service informatique exerce les fonctions d’étude, de réalisation, de conseil et d’assistance dans le domaine du traitement automatisé de l’information au sein du Groupe.

Ces fonctions s’insèrent dans un plan et dans un programme informatique élaborés en relation avec les services utilisateurs, conformément aux grandes orientations définies par la Direction générale adjointe. Les fonctions de conseil s’étendent au développement de nouvelles applications et à la formation des cadres et agents de maîtrise, pour une contribution optimale de l’outil informatique aux différentes phases des opérations du Groupe.
Le Service informatique est enfin chargé d’assister les services utilisateurs dans l’édition de tous documents statistiques définis au niveau du Groupe. Il doit être organisé de manière à satisfaire les exigences spécifiques des entités, même en dehors des heures ouvrées.

 

IV. LA DIRECTION COMMERCIALE ET MARKETING

La Direction Commerciale et Marketing a en charge les études ou opérations techniques et commerciales indispensables à la survie et au développement du Groupe AKAD INTERNATIONAL. De même, elle coordonne toutes les activités de la force de vente. A ce titre, elle doit assurer :

 

•   la définition et la mise en œuvre de la politique commerciale et marketing du Groupe ;

•   la mise en œuvre des actions commerciales susceptibles de favoriser le développement du Groupe ;

•   la diffusion de tous les produits du Groupe ;

•   la définition des modalités de vente des produits ;

•   la gestion qualitative des produits du Groupe ;

•   la collecte sur le marché ou ailleurs d’informations utiles à la conception de nouveaux produits ou nouvelles   activités ;

•   la mise au point des nouveaux produits ;

•   l’organisation et l’animation des commerciaux et des bureaux.

•   l’assistance à la Direction générale adjointe avec l’étude, la préparation et la présentation à qui de droit de dossiers spécifiquement confiés.

•  

IV.1 Service commercial

 

Ses attributions sont les suivantes :

• définition et mise en œuvre d’actions commerciales découlant de la stratégie commerciale et marketing ;

• Segmentation et ciblage du marché ;

• coordination, animation de la force de vente représentée par le personnel pompiste, les commerciaux,… ;

• prospection, développement de la clientèle et fidélisation de la clientèle acquise ;

• mise en œuvre des actions spécifiques de promotion ;

• tenue des statistiques de vente ;

• mise en place de réseau d’apporteurs d’affaires.

 

IV.2 Bureau Cotonou

 

Les Bureaux directs constituent la vitrine du groupe. A ce titre, ils sont chargés essentiellement de la présentation et de la vente des produits du Groupe à la clientèle. Ils représentent des centres de profit pour lesquels les Coordonnateurs doivent rechercher une rentabilité permanente. Leur personnel plus que celui des autres structures du Groupe doit être courtois, toujours présentable et avenant.
Pour justifier de son existence, le Bureau se doit de prospecter le marché et de rechercher la clientèle pour un chiffre d’affaires toujours croissant. Le Bureau tient quotidiennement un inventaire des ventes, puis fournit, à travers le cadre retenu, les informations y relatives à la Direction financière et comptable.
Le Bureau tient également un inventaire quotidiennement mis à jour des impayés pour les besoins de recouvrement de créances. Sur le plan hiérarchique, le Bureau a même rang que le Service.

IV.3 Service Marketing et développement

Ses attributions sont les suivantes :

• élaboration et mise en œuvre des stratégies et plans marketing ;

• définition et mise en œuvre d’une politique de communication (publicité et promotion de vente) ;

• étude et mise en œuvre des moyens d’amélioration de l’image de marque du Groupe et de création d’un climat favorable dans ses relations avec l’extérieur (publication, conférences, journées portes ouvertes, mécénat, sponsoring, etc.) ;

• planification, budgétisation, évaluation périodique des actions commerciales ;

• étude de l’environnement et son évolution ;

• centralisation des statistiques des ventes du Groupe pour une analyse de portefeuille ;

• conception de nouveaux produits ou suggestion de nouvelles activités rentables.

 

V. LA DIRECTION TECHNIQUE ET LOGISTIQUE

 

Cette Direction a la mission de pourvoir en fournitures stockables ou non, l’ensemble des structures d’AKAD. Pour ce faire, Elle assure l’ensemble des achats de matériels mobiliers ou immobiliers, périssables ou non, d’une part, et d’autre part, elle veille à les stocker, en assure le contrôle de gestion et leur acheminement sur les différents sites nécessiteux. Elle contribue à l’optimisation des outils de production, supervise l’ensemble des opérations d’entretien courant de réparation préventive et de maintenance prédictive des moyens de production, optimise les coûts de maintenance et de réparation dans le cadre des contraintes de production, d’hygiène et de sécurité, veille à la qualité technique des interventions.

 

V.1 Service transit

Il met en œuvre les moyens techniques afin d’assurer le développement et les performances quantitatives et qualitatives de l’unité. Il participe à l’étude et à la conception des prestations dédiées incluant un engagement de durée. Il conçoit les processus d’acheminement des marchandises dans le respect des procédures de qualité interne et des réglementations. Il coordonne la mise en œuvre des prestations de services.

V.2 Service logistique

 

Ce service gère tous les besoins logistiques du groupe. A ce titre, il gère la logistique propre au Groupe mais également, la logistique liée à l’activité du Groupe en direction de la clientèle. Il a pour attributions :

• la gestion des approvisionnements dans le respect des dispositions en vigueur au niveau du Groupe ;

• la gestion des stocks ;

• le suivi des relations avec les fournisseurs ;

• la gestion du parc de véhicules, des stations services, des groupes électrogènes et tous autres appareils ou engins à moteur ainsi que des dotations de carburant y relatives ;

• la distribution in situ ou la répartition et le contrôle de l’utilisation du mobilier, des fournitures de bureaux et imprimés ; la gestion des bâtiments d’exploitation.
   

VI. LA DIRECTION JURIDIQUE, DE L’ADMINISTRATION ET RESSOURCES HUMAINES

 

Cette direction est chargée de :

• la gestion des affaires juridiques du Groupe ;

• la gestion des affaires administratives ;

• la gestion du personnel, de sa formation et de sa carrière ;

 

Elle est subdivisée en trois (3) services :

 

VI.1 Le Service Administration

 

Ce service a pour attributions :

• l’accomplissement des tâches administratives confiées ou revenant à la direction (gestion de courriers, suivi de dossiers administratifs généraux à l’exclusion des dossiers du personnel, démarches administratives, l’organisation des missions en rapport avec les autres services compétents) ;

• la gestion de la bibliothèque du groupe.

 

Le chef du service doit s’occuper de la ventilation soigneuse du courrier arrivé en vue de son traitement diligent par les entités ou personnes compétentes du Groupe.

 

VI.2 Le Service juridique et Recouvrement

Ce service est chargé de l’élaboration des contrats du Groupe afin de prévenir d’éventuels conflits. Il est chargé du suivi jusqu’à leur aboutissement des dossiers contentieux et de l’exercice des recours contre les tiers pour le compte du Groupe.

 

Est également du domaine de compétence du service, le recouvrement amiable ou judiciaire des créances du Groupe, en synergie avec les points de vente concernés.

 

VI.3 Le Service Ressources humaines

 

Ce service s’occupe :

• du suivi des dossiers de recrutement ou de stage de tous les organes d’AKAD, pour quelque motif que ce soit, devant recevoir l’aval de la direction générale adjointe ;

• du suivi des dossiers administratifs des agents, d’une part, et de leurs carrières, d’autre part ;

• de la définition, en rapport avec les différentes directions, et la mise en œuvre des programmes de formation interne et externe ;

• de la gestion de la paye ;

• de l’établissement des titres de congés ;

• du suivi et de la gestion en rapport avec les Conseils choisis, des litiges entre le personnel et le Groupe.

 

En cas de nécessité, et en fonction des résultats souhaités, la gestion de certaines activités du service pourra être externalisée, sur décision expresse de la direction générale adjointe.
Dans tous les cas, le Service Ressources humaines doit veiller à l’épanouissement du facteur humain dans l’entreprise en suscitant et en entretenant un environnement incitatif pour un travail efficient au sein du Groupe.

 

VII. LA DIRECTION FINANCIERE ET COMPTABLE

 

Cette direction est chargée de :

• la tenue de tous les comptes financiers du Groupe ;

• la gestion de la trésorerie dans le respect des procédures y afférentes.

 

Elle participe de façon étroite à l’élaboration du budget et à la mise en place de la comptabilité analytique du groupe, en rapport avec la Direction Audit interne et Contrôle de gestion.
La direction comptable et financière compte en son sein les deux (2) entités ci-après :

 

VII.1 Le Service Comptabilité

 

Il est chargé :

• de la passation, le cas échéant, des écritures de la comptabilité et de la vérification de celles générées par l’outil informatique ;

• de l’élaboration de tous tableaux de synthèse indispensables à l’organisation des réalisations au mieux du Groupe ;

• de la supervision des travaux de fin d’exercice ;

• de la confection des états financiers ;

• d’établir les états de rapprochement.

 

VII.2 Le Service Financier

 

Il est chargé de la gestion des opérations tant financières qu’immobilières ainsi que de la gestion de la trésorerie du Groupe AKAD. A ce titre, son rôle est :

 

• de proposer à la direction générale une politique de placements à des conditions suffisamment avantageuses des ressources du Groupe ;

• d’émettre les chèques de règlements de toutes natures ;

• d’encaisser les chèques et autres espèces ;

• de superviser la caisse de menues dépenses.